Crea el espacio para un viaje placentero

Determinar la mejor manera de escribir un mensaje de ausencia eficiente puede ser una experiencia vergonzosa para cualquier propietario de una pequeña empresa.

A menudo, las operaciones empresariales dependen del ejercicio dentro de su bandeja de entrada. Al considerar hacer un viaje de verano, desconectarse de una bandeja de entrada de correo electrónico puede producir nerviosismo real.

¿Qué sucede si su comprador más importante quiere que se aborde un asunto urgente? ¿Qué pasa si un trabajador útil envía un tipo de “¿Podemos discutir en este momento?” correos electrónicos? ¿Qué pasa si ese prospecto que ha estado buscando durante meses finalmente le envía un correo electrónico inesperado que dice “Estamos listos para seguir adelante”?

La respuesta a la mayoría de esas preguntas es redactar un mensaje de fuera de la oficina que describa una serie de opciones en solo unas pocas oraciones breves.

Esta es la mejor manera de escribir un mensaje eficiente de fuera de la oficina

Como propietario de una pequeña empresa, evité poner un mensaje de fuera de la oficina en cada viaje que hice. En cambio, revisé furiosamente los correos electrónicos antes de que mi familia se despertara, después de que se fueran a dormir y periódicamente cuando estuvieran listos para los paseos en Disneyland.

Alerta de spoiler: de eso no se trata el viaje.

Tomarse el día libre es vital, y un mensaje de fuera de la oficina ayudará a crear el área para un viaje placentero. No tenga miedo de configurar ese mensaje OOO.

Para saber cuál es la mejor manera de escribir un mensaje eficiente de fuera de la oficina, solicitamos a los propietarios y directores ejecutivos de pequeñas empresas sus mejores sugerencias y recomendaciones, junto con ejemplos de OOO y una plantilla útil.

Desde “mantenerse privado” hasta “decir cuando regrese y a quién contactar en su ausencia”, hay una serie de sugerencias que le mostrarán cómo armar el mensaje correcto de fuera de la oficina y evitar las llamadas frecuentes. trampas de comunicación.

A continuación se enumeran 13 recomendaciones sobre la mejor manera de escribir un mensaje eficiente de fuera de la oficina:

  1. ser privado
  2. Elija una nota de respuesta automática de Gmail
  3. Copia esta plantilla
  4. Tenga una invitación de calendario para conferencias posteriores a las vacaciones
  5. Evite hacer garantías imposibles de entregar
  6. Especificar cuándo se puede anticipar una respuesta
  7. Sea claro y conciso
  8. Agrega valor a tu mensaje
  9. Incluya un hipervínculo a una página web de preguntas constantemente solicitada
  10. Revisa tu correo electrónico
  11. encarnar el humor
  12. Agregar una nota de promoción de contenido
  13. Indique mientras regresa y a quién contactar en su ausencia

Collage de líderes de pequeñas empresas

ser privado

¡Sé privado! Si es relevante, no deje de ser privado y de compartir lo que está haciendo. Después de que los últimos años de viaje no tuvieran muchos pensamientos, es necesario celebrar las fiestas. También proporciona un ingrediente humano, que es algo que la mayoría de la gente pasa por alto.

Me gustaría ver que mi contador esté en Florida junto con su hogar y familiares de visita o algo por el estilo. Creo que puede ser una buena introducción y un efecto para que las personas se den cuenta de que los propietarios de empresas también tienen una vida privada.

Sara Blockside, Sexta Metrópolis Publicidad y marketing

Elija una nota de respuesta automática de Gmail

Una vez que usa Gmail, escribir un memorándum fuera de la oficina eficiente es pan comido. Gmail le ofrece selecciones, por lo que tiene una gran cantidad de notas de ausencia para elegir. Por ejemplo, cuando me voy de viaje, selecciono un tipo de nota de ausencia para que las personas que intentan enviarme contenido por correo electrónico sepan que no estoy. Una vez que emprendo un viaje empresarial, elijo una nota única de fuera de la oficina. Es útil ofrecer un rango de tiempo para que las personas que deseen contactarlo sepan cuándo esperar su regreso.

Janice Wald, Principalmente Manejar un blog

Copia esta plantilla

Aquí hay un ejemplo de una plantilla fácil de fuera de la oficina que puede copiar y usar.

Dentro de la línea de tema, escriba: Fuera del lugar de trabajo: nuevamente el {fecha}.

En el cuerpo del correo electrónico, escriba:

“Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera del lugar de trabajo de {Date} a {Date} y puedo volver a los correos electrónicos en el orden en que se obtuvieron a mi regreso. Para necesidades urgentes, puede comunicarse conmigo en {Contacto de emergencia}. ¡Gracias por su comprensión!”

Raaquib Pathán, compañero de ventas

Tenga una invitación de calendario para conferencias posteriores a las vacaciones

Un mensaje de fuera de la oficina efectivo debe incluir un enlace a su calendario donde las personas puedan verlo cuando regrese y puedan programar una reunión después de las vacaciones. una serie de instrumentos, como Calendario, proporcionar una programación simplificada en un método bien informado. De esta manera, las personas nunca se sienten abandonadas en las horas de oscuridad y pueden saber cuándo es el mejor momento para alcanzarte.

valor shaun, MitoQ

Evite hacer garantías imposibles de entregar

Mi mejor consejo para escribir un mensaje de fuera de la oficina eficiente es evitar hacer garantías que no se pueden entregar. Una vez que esté escribiendo un mensaje de fuera de la oficina, es cortés asegurarse de que no haya contratiempos en el trabajo como consecuencia de su ausencia. Sin embargo, hacer garantías de gran alcance que pueden ser difíciles de satisfacer puede volverse bastante problemático.

Por ejemplo, prometer que su colega cumplirá sus deseos al instante. No sabe si sus colegas serán capaces de descubrir el tiempo de su horario y están disponibles junto con su promesa. Como tal, es necesario que simplemente no se deje llevar por sus garantías.

ryan stewart, webris

Especificar cuándo se puede anticipar una respuesta

Los mensajes de fuera de la oficina pueden ser difíciles para el propietario de una pequeña empresa. Es posible que no haya nadie más que pueda cubrir o dar una respuesta a ciertas preguntas, así que asegúrese de que su mensaje OOO contenga algo que pueda esperar una respuesta. Si va a revisar el correo electrónico durante todo el día, indíquelo. Si no tiene acceso a Internet hasta la noche, informe a sus destinatarios. Si no va a estar allí hasta que se complete el viaje, es importante incorporarlo. Siempre que establezca las expectativas precisas sobre el tiempo de respuesta, las personas generalmente comprenderán que no volverán a escuchar de inmediato.

Logan Mallory, Motivación

Sea claro y conciso

No complique demasiado las cosas al escribir mensajes de fuera de la oficina. Sea fácil con su mensaje en un método inteligente para mantener las cosas claras y concisas. No debe ser humorístico y geek en su mensaje. Simplemente avisarles mientras regresas y después de que puedan contactarte es suficiente.

meera vatios, Siddhi Yoga en todo el mundo Pte. Limitado.

Agrega valor a tu mensaje

Respete el tiempo de las personas agregando valor a su mensaje. Por ejemplo, después de informarles que estará fuera del lugar de trabajo, agregue un inventario de acciones que haya descubierto que reducen el estrés. Incorpore sus recetas más recientes para un delicioso batido de proteínas. Comparta un hipervínculo a su libro electrónico favorito.

Lamentablemente, la mayoría no está encantada de recibir un mensaje de fuera de la oficina en respuesta a su correo electrónico. Al agregar algo de valor, al menos puede hacer que se sientan un poco mejor acerca de tener que escuchar su respuesta o tener que enviar su correo electrónico a otra parte.

Elliot Schwarcz, Residencia de Becca

Incluya un hipervínculo a una página web de preguntas constantemente solicitada

Al establecer un mensaje automático de fuera de la oficina para su pequeña empresa, lo más importante para incorporar en su correo electrónico automatizado es un hipervínculo a una página web de preguntas solicitadas constantemente. Permitirá que las preguntas comunes sean respondidas rápidamente, además de evitar el tiempo de filtrar correos electrónicos una vez que regrese a la oficina.

oshen davidson, Imagen de Oshen Davidson

Revisa tu correo electrónico

Independientemente de cuán hábil e ingenioso sea su contenido y cuán efectivamente construya el correo electrónico con una estructura inteligente, si un solo error gramatical está presente en el contenido, automáticamente debería perder toda su credibilidad. Los emprendedores expertos toman nota de los puntos principales, por lo que es una buena sugerencia poner por escrito todos sus correos electrónicos libres de cualquier gramático errores si desea causar una buena impresión.

no hallmon, Yo miro BXS

encarnar el humor

Una de las ventajas de estar sobrecargado de trabajo es que, por lo general, te vuelves agresivo. Escribe tu mensaje de fuera de la oficina entonces, porque a la gente le gusta “humorístico”. Las personas tienen en cuenta el humor. Se imagina que las vacaciones son agradables, así que escribe que estarás ocupado durmiendo o {jugando al golf} o respirando ruidosamente por la noche.

Todo el mundo puede relacionarse con la necesidad de un descanso.

Deje a sus remitentes de correo electrónico algo divertido como un breve cuestionario alternativo sobre por qué no puede responder a su correo electrónico. “A. estoy de viaje B. Estoy en un viaje empresarial muy poderoso de mi vida. C. Estoy atrapado debajo de un objeto grande. Ayudar a la nave.

Un mensaje humorístico de fuera de la oficina no solo genera muchas risas deseadas, sino que es menos probable que los que intentan alcanzarte se sientan molestos porque no lo lograrán si están sonriendo.

miguel van, Muebles

Agregar una nota de promoción de contenido

Además de agradecerles por el correo electrónico, citar mientras estará de regreso y ofrecer un contacto alternativo, también puede usar su correo electrónico fuera de la oficina para obtener globos oculares para el contenido de su página web de pequeña empresa. Agregue una línea sobre la revisión de su libro actual o publicación de blog y agregue un enlace para ofrecer a sus contactos algo para probar mientras esperan su respuesta. Es una promoción extremadamente eficiente y gratuita de la que beneficiarse como empresa nueva.

Collen Clark, Schmidt y Clark, LLP

Indique mientras regresa y a quién contactar en su ausencia

Una cosa que recomiendo encarecidamente es que las personas sepan exactamente cuándo está programado para regresar y responder a los correos electrónicos, pero también a quién contactar en su ausencia. Probablemente, lo más irritante para las personas es la preparación, lo que empeora cuando las personas no saben cuánto tiempo estarán listas. También sugiero dejar en claro a quién acudirán si su pregunta es apremiante y qué información podrían necesitar. desea presentar para permitirles adquirir todos los datos y manejar la dificultad en su nombre o tener todo preparado para usted a su regreso.

sajan devshi, Learndojo

Adelante, haz ese viaje

Entonces, ¡ahí lo tienes! Todos los ejemplos y sugerencias de OOO presentan esa ayuda y confianza adicionales para disfrutar de su viaje.

Para no maldecirlo, pero a pesar de sus peores temores, las vacaciones pueden tomarse sin interrupciones significativas para su pequeña empresa. Configure su mensaje OOO, disfrute de su viaje y su pequeña empresa estará allí mientras regresa.

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Foto por: craig garner en Unsplash

Por Andrés

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